Voorstel voor integrale vernieuwing digitale presence van KEK
5 januari 2025
Preambule
Overwegende dat de Klimaat en Energie Koepel een netwerk is van ruim 1.200 young professionals die werken aan de energie- en klimaattransitie in Nederland;
Overwegende dat onze digitale infrastructuur de ruggengraat vormt van onze geografisch verspreide gemeenschap, van communicatie tot kennisdeling, van ledenadministratie tot politieke impact;
Overwegende dat de huidige technische stack verouderd is, niet past bij onze uitstraling als vooruitstrevend netwerk, en ons jaarlijks meer kost dan nodig;
Overwegende dat wij als KEK de verantwoordelijkheid hebben om bewuste keuzes te maken over de platforms waarop wij onze collectieve kennis en communicatie bouwen;
Stellen wij het bestuur en de sectorleads voor om in 2025 een integrale digitale transformatie door te voeren, bestaande uit de vernieuwing van onze website, communicatiekanalen, ledenadministratie en publicatie-infrastructuur.
(en gaat over tot de orde van de dag)
Inleiding
KEK draait momenteel op een gefragmenteerde systeem die in de loop der jaren organisch is gegroeid en waarvan delen niet meer actief beheerd en/of gebruikt worden.
Dit voorstel in een notendop
De vraag is niet óf we moeten moderniseren, maar hoe. Dit voorstel presenteert een samenhangende visie waarin alle elementen op elkaar aansluiten: van de manier waarop een ambassadeur ons voor het eerst ontdekt, tot hoe een position paper bij een Kamerlid belandt.
Leeswijzer
Hoofdstuk 1 beschrijft de huidige situatie en de impact daarvan op onze werking als organisatie. Hoofdstuk 2 presenteert de voorgestelde oplossing: wat willen we bereiken en welke tools passen daarbij. Hoofdstuk 3 introduceert de nieuwe huisstijl die tot alle kanalen doorwerkt. Hoofdstuk 4 bevat de kostenvergelijking en business case. Hoofdstuk 5 beschrijft de implementatie: wie doet wat en wanneer. Hoofdstuk 6 behandelt risico's en mitigatie. Hoofdstuk 7 bevat het concrete besluitverzoek aan het bestuur.
1. De huidige situatie
Probleemstelling
In de huidige situatie werken we met een verouderde website (zowel in functionaliteit als uitstraling) en ondergebruikt CRM-systeem. De huidige stack kost momenteel ~€3.000-3.500 euro per jaar. Hiervan is €500 per jaar voor de website en €2.500 voor het CRM-systeem.
Er zijn ook functionele gaten. We hebben geen centrale kennisbank waar publicaties, position papers en rapporten doorzoekbaar zijn. Geen forum voor parallelle, diepgaande discussies buiten de chat. Geen analytics om te begrijpen wat onze achterban leest en waardeert. Geen uniforme huisstijl die doorwerkt van website, social posts en drukwerk (denk aan rapporten, papers en hand-outs bij evenementen) tot PDF-publicaties. En beperkte controle over eigen data omdat we sterk afhankelijk zijn van commerciële partijen.
Dit raakt aan de kern van wat KEK is. Wij zijn een cross-sectoraal netwerk dat gelooft in de kracht van young professionals om vernieuwing te brengen. We bundelen onze krachten om de Nederlandse energietransitie en klimaatopgave te versnellen. Onze ambassadeurs delen kennis en ervaringen, krijgen handvatten om zelf aan de slag te gaan, en leveren een inhoudelijke bijdrage aan het publieke debat. Die missie vraagt om een digitale infrastructuur die kennisdeling faciliteert, onafhankelijkheid waarborgt en professionele uitstraling biedt. De huidige inrichting schiet daarin tekort.
Het systeem vandaag
In vogelvlucht bestaat de huidige gefragmenteerde technische stack (in ieder geval) uit de onderstaande onderdelen.
WordPress als website-basis
Functioneel maar verouderd in uitstraling. De huidige site straalt niet uit wat we zijn: een modern, professioneel netwerk van young professionals die voorop lopen in de transitie. Het onderhoud is arbeidsintensief en de flexibiliteit beperkt.
Procurios als CRM
Een systeem dat jaarlijks €2.000-3.000 kost terwijl we slechts een fractie van de functionaliteit gebruiken. We beheren er een ledenbestand van ~1.200 ambassadeurs mee, waarvan een deel niet meer actief is. Overkill voor onze behoeften. Een open vraag is bovendien welke data we daadwerkelijk actief gebruiken. Velden als geboortedatum en adres worden wel opgeslagen, maar het is de vraag of deze informatie ooit benut wordt voor gerichte acties of analyses.
WhatsApp als primair communicatiekanaal
Hier zit de kern van onze community. Onze ambassadeurs zijn actief verspreid over de sectorgroepen, waarvan Energiesystemen met 300+ leden de grootste is. Communities werken prima voor bundeling, maar we leunen hiermee heel zwaar op de chat functionaliteit. Daarmee kent dit medium een fundamentele beperking voor een kennisnetwerk: het tempo bepaalt wat zichtbaar blijft. Langlopende discussies verdwijnen in de scroll, waardevolle inzichten zijn moeilijk terug te vinden. Daarom stellen we voor om naast de chat een forum te introduceren.
Geen structurele nieuwsbrief
We missen een belangrijk kanaal voor engagement met zowel actieve ambassadeurs als het bredere netwerk van geïnteresseerden. Een nieuwsbrief biedt de mogelijkheid om periodiek onze publicaties, evenementen en standpunten onder de aandacht te brengen bij een publiek dat breder is dan alleen de actieve chatleden. Het is een manier om slapende ambassadeurs te reactiveren, externe stakeholders geïnformeerd te houden, en de zichtbaarheid van KEK als kennisautoriteit te vergroten. Bovendien creëert het een eigen kanaal dat niet afhankelijk is van algoritmes van sociale media.
2. De voorgestelde oplossing
Wat willen we bereiken?
Voordat we ingaan op de technische invulling, eerst de vraag: wat moet de nieuwe digitale infrastructuur kunnen?
Doelen
- Een professionele, uniforme uitstraling die past bij een netwerk van 1.200+ young professionals die serieus genomen willen worden in het publieke debat. Van website tot position paper, van nieuwsbrief tot outings op socials.
- Kennisdeling zonder frictie waarbij publicaties vindbaar zijn, consistente uitstraling hebben, discussies bewaard blijven, en het niet uitmaakt of je real-time aanwezig bent om mee te doen.
- Eigenaarschap over onze data zodat we niet afhankelijk zijn van de voorwaarden en prijsmodellen van commerciële partijen, en onze collectieve kennis van ons blijft.
- Lagere kosten zodat we als vrijwilligersorganisatie ons budget kunnen besteden aan inhoudelijke activiteiten in plaats van dure (software)licenties.
- Schaalbaarheid die meegroeit met KEK zonder dat de kosten per lid stijgen.
Persona's
We herkennen drie verschillende persona's die de oplossing moet kunnen bedienen:
- Ambassadeurs
De leden van ons netwerk. Zij moeten makkelijk op de hoogte blijven van onze events, publicaties en eenvoudig toegang kunnen vinden tot ons forum en de community chats. - Lezers en geïnteresseerden
Deze groep mensen wil onze publicaties lezen, zich kunnen inschrijven voor een openbare nieuwsbrief en informatie over de organisatie vinden. - Aspirant-ambassadeurs
Voor potentiële leden moeten we een funnel hebben waarin we overtuigend maar eerlijk een beeld geven van wat de meerwaarde van ons netwerk is. Deze flow moet goed aansluiten bij de rest van de onboarding (kennismakingsbelletje, etc.).
User journeys
1. De ambassadeur - "Ik wil actief blijven en bijdragen"
Startpunt: Directe navigatie naar klimaatenergiekoepel.nl
De ambassadeur heeft geen tijd te verliezen. Als actief lid van het netwerk wil hij of zij snel bij de juiste informatie en tools kunnen:
(migratie) Eenmalige login via Ghost Members
Gebruikt het mailadres waarmee hij/zij is geregistreerd, krijgt een magic link toegestuurd
- Landing op homepage
Vindt snel de laatste publicaties en events en er is een duidelijke "Ambassadeurs login" knop in de navigatie - Persoonlijk dashboard
Na inloggen ziet de ambassadeur:- Directe links naar Discourse forum en chat-communities per sector
- Optie om profiel aan te vullen (organisatie, expertise, interesses)
- Navigeren naar Forum
Eén klik naar forum.klimaatenergiekoepel.nl met automatisch aanmelden (single sign-on) - Deelnemen aan een nieuwe position paper
Ziet in het centraal beheerde thread dat er nog auteurs gezocht worden voor een nieuwe position paper over warmteponten en neemt deel aan de bijhorende chat-community - Evenement bekijken
Klikt door naar de evenementenpagina, ziet overzicht van komende KEK-events en schrijft zich in
Succesindicator: Van landing tot forum-deelname in 4 clicks. Van homepage tot event-inschrijving in 3 clicks. Wrijvingsloze ervaring door o.a. SSO.
2. De lezer en geïnteresseerde - "Ik wil leren en op de hoogte blijven"
Startpunt: Google zoekresultaat, LinkedIn-link of doorverwijzing door vriend
Deze bezoeker kent KEK misschien wel, maar is geen lid. Ze zoekt inhoudelijke informatie en wil laagdrempelig kunnen volgen wat KEK doet:
- Landing op publicatiepagina
Via zoekmachine komt de bezoeker op een position paper over industriepolitiek- Clean, professionele lay-out met goede leesbaarheid, niet in een PDF maar op de website
- Duidelijke auteursinformatie met korte bio's
- Gerelateerde publicaties onderaan de pagina
- Nieuwsbrief call-to-action
Banner boven- of onderaan de pagina: "Wil je meer KEK-publicaties ontvangen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief"- Eenvoudig formulier (alleen e-mail)
- Direct bevestiging: "Je ontvangt maandelijks updates over nieuwe publicaties en standpunten"
- Meer over KEK ontdekken
Klikt op home (overzicht) of "Over KEK" in de navigatie (detail) en vindt:- Missie en visie van de organisatie
- Overzicht van de acht sectoren met korte beschrijving per sector
- (detail) De tien principes waar KEK voor staat
- (detail) Bestuurssamenstelling met foto's en korte bio's
- (detail) Organisatiestructuur: "Vrijwillig bestuursmodel, ANBI-status, acht sectorteams"
- Informatie over sectoren
Klikt door naar "Ons netwerk" en ziet overzicht van de acht sectorteams- Per sector: beschrijving, actieve projecten, recente publicaties, sectorleads en bio's
- Mogelijkheid om door te klikken naar sectorspecifieke content
- Optioneel: Nieuwsbrief instellingen aanpassen
Ontvangt eerste nieuwsbrief, kan in Ghost-portal voorkeuren aanpassen (alleen sector X, alleen position papers, etc.)
Succesindicator: Goede back-linking vanaf publicaties. Binnen 30 seconden na landing op home duidelijk wat KEK is. Nieuwsbrief-inschrijving gelinkt bij publicaties en op home en binnen maximaal 2 clicks.
3. De Aspirant-ambassadeur - "Ik wil lid worden, maar moet geïnformeerd en overtuigd worden"
Startpunt: Hoort over KEK via vriend/collega, ziet position paper voorbijkomen, of vindt KEK via Google
Deze bezoeker is young professional en overweegt misschien al ambassadeur te worden, maar wil eerst weten wat het inhoudt en wat de meerwaarde is:
- Landing op homepage
Ziet meteen de hero-tekst: "Een cross-sectoraal netwerk van 1200+ young professionals die werken aan de energie- en klimaattransitie" en een prominente CTA: "Word ambassadeur" - Klik op "Word ambassadeur"
Komt op een dedicated landingspagina die eerlijk en overtuigend uitlegt:- Wat krijg je?
- Toegang tot een netwerk van 1200+ professionals in energie en klimaat
- Uitnodigingen voor events, bedrijfsbezoeken en kennissessies
- Platform om mee te schrijven aan publicaties en position papers
- Toegang tot het forum met kennisbank en discussies
- Mogelijkheid om actief bij te dragen aan het publieke debat via position papers en events
- Wat wordt er verwacht?
- Actieve deelname in de acht sectorteams
- Bijdragen waar je tijd en expertise hebt
- Geen verplichtingen, wel ambitie om actief betrokken te blijven
- Hoe werkt het?
- Inschrijfformulier met basisinformatie (naam, e-mail, organisatie, expertise, sectorinteresse)
- Kennismakingsbelletje met bestuurslid/sectorlead
- Onboarding: uitnodiging voor chat-communities, toegang tot forum, uitleg van de werkwijze
- Wat krijg je?
- Verkennen van het netwerk
Scrolt verder en ziet:- Testimonials van bestaande ambassadeurs
- Overzicht van de acht sectoren met korte beschrijving
- Voorbeelden van recente publicaties en events
- Informatie over de impact die KEK heeft gehad (bijv. presentaties aan Kamerleden, invloed op beleid)
- Nog twijfels?
Ziet een FAQ-sectie:- "Hoeveel tijd kost het?"
"Zoveel als je wilt investeren, van incidentele deelname tot actieve betrokkenheid" - "Moet ik expert zijn?"
"Nee, we zoeken gedreven young professionals met interesse in transitie" - "Wat als mijn sector er niet tussen staat?"
"We hebben acht brede sectoren, er is altijd een relevante community"
- "Hoeveel tijd kost het?"
- Inschrijven
Vult het formulier in, krijgt een bevestigingsmail met informatie over de volgende stappen- Automatische mail: "Bedankt voor je interesse! Je hoort binnen een week van de sectorlead van [gekozen sector]"
- Wordt toegevoegd aan Ghost Members als "prospect" met tag van gekozen sector
Succesindicator: Alle vragen beantwoord binnen één pagina. Van landing tot inschrijving mogelijk binnen 2 minuten. Follow-up binnen 1 week.
Technische implementatie van deze journeys
De voorgestelde Ghost + Discourse setup bedient alle drie de user journeys optimaal:
- Ghost Members maakt het onderscheid tussen publieke bezoekers, nieuwsbrief-abonnees en ambassadeurs mogelijk binnen één systeem
- Single Sign-On tussen Ghost en Discourse zorgt voor naadloze toegang tot het forum voor ingelogde ambassadeurs
- Nieuwsbrief-segmentatie in Ghost maakt het mogelijk om verschillende doelgroepen (publiek vs ambassadeurs, per sector) gerichte updates te sturen
- Content-hiërarchie (posts, pages, tags) in Ghost maakt duidelijke informatie-architectuur mogelijk voor zowel lezers als aspirant-leden
- Custom templates voor de "Word ambassadeur"-pagina met embedded formulier en overtuigende content
Voorgestelde oplossing
Met de doelen, de persona's en hun user journeys in het achterhoofd komen we tot de volgende technische oplossing:
Ghost CMS als kern
Ghost is een modern, open-source publicatieplatform dat specifiek is ontworpen voor content en communities. Het is het meest gebruikte platform voor onafhankelijke nieuws en kennisorganisaties. Het wordt gebruikt door organisaties als The Kyiv Independent, Discourse en talloze professionele nieuwsbrieven.
Waarom Ghost?
Ghost is snel en veilig, zonder de plugin-wildgroei van WordPress en met minimaal aanvalsoppervlak. Het heeft ingebouwde nieuwsbrief-functionaliteit waardoor publiceren en mailen vanuit één systeem kan. De Members-functionaliteit biedt ingebouwde ledenadministratie met verschillende rollen (lezer/ambassadeur/staff). Editors werken in een prettige, afleidingsvrije interface. Self-hosted betekent volledige controle over data, zonder limieten op auteurs of leden. En het is API-first, dus (later) eenvoudig te koppelen met andere systemen.
Wat vervangen we ermee?
Ghost vervangt drie systemen tegelijk. WordPress wordt Ghost als website/blog. Procurios CRM wordt Ghost Members voor ledenadministratie. En Mailchimp (of de afwezigheid daarvan) wordt Ghost Newsletter.
De Members-functie van Ghost laat ons ambassadeurs beheren als "auteurs" of "contributors", waardoor we een actueel overzicht houden van de nodes in ons netwerk. Een korte bio toevoegen zorgt ervoor dat ook via het platform mensen elkaar sneller kunnen vinden. Publicaties waar ambassadeurs aan bijdragen worden automatisch gelinkt en vice versa. Sector-tags maken segmentatie mogelijk.
Discourse als forum voor verdieping
Naast de snelle communicatie in WhatsApp herkennen wij een behoefte aan een plek voor langere discussies, kennisdeling en archivering. Hiermee zorgen we dat engagement ook verhoogt omdat het niet langer afhangt van je capaciteit om ad hoc te reageren op het tempo van community chats zoals we nu in WhatsApp hebben. Daarnaast voorkomt het deels herhaalvragen en kunnen we verder bouwen op eerdere uitwisselingen. Zo bouwen we aan een open en doorzoekbaar kennisarchief met ons netwerk. Discourse is de open source standaard voor community-forums.
Wat biedt Discourse?
Gestructureerde discussies per sector, project of thema. Een doorzoekbaar archief zodat kennis niet verloren gaat in chat-scroll. Verschillende toegangsniveaus: publiek, alleen-leden, alleen-sectorleads. Integratie met Ghost via single sign-on. En het draait self-hosted op dezelfde infrastructuur: beheersbare kosten en compleet data-eigenaarschap.
Locatie: forum.klimaatenergiekoepel.nl
Dit wordt de plek waar we rapporten bespreken, data en bronnen uitwisselen, projecten coördineren en institutioneel geheugen opbouwen. Discourse fungeert ook als bron voor uitgebreide profielinformatie: bij de transitie gebruiken we de export uit Procurios als startpunt, waarna ambassadeurs zelf hun profiel kunnen verrijken met organisatie, opleiding en interesses.
PDF-generator voor publicaties
KEK publiceert regelmatig position papers en rapporten. Momenteel is opmaken hiervan handwerk en wordt dit ook zeer beperkt uniform uitgevoerd. Het resultaat zie je op de publicatiepagina. Ieder stuk heeft een andere opmaak wat geen recht doet aan onze kunde en kennis. Het voorstel is om hier op twee manieren meer richting aan te geven.
Ten eerste wordt de de facto manier van publiceren niet een PDF op de site, maar een losse post op onze website. Op die manier draagt het bij aan de vindbaarheid en reikwijdte van de site. Daarnaast krijgt de publicatie daarmee alle voordelen van webcontent zoals toegankelijkheid, interactiviteit, responsive (dus ook op mobiel goed te lezen) en geïntegreerd met de rest van het platform (o.a. auteurs en verwijzingen naar andere content).
Ten tweede hanteren we als achtervang wel de mogelijkheid om PDFs en daarmee printbaar materiaal te maken voor de gevallen dat dit noodzakelijk is, voor ceremonie of daadwerkelijk lezen van het materiaal door Kamerleden. Hiervoor ontwikkelen we na de initiële transitie een geautomatiseerde pipeline die van de post op de site automatisch een PDF genereert met exact de gewenste styling. Geen gedoe meer met opmaken en strakke rapporten. De templates zijn consistent met de nieuwe visuele identiteit. Position papers met cover, inhoudsopgave en paginanummering. One-pagers voor snelle beleidssamenvattingen. Nieuwsbrieven in PDF-formaat voor archivering.
Een voorbeeld van een publicatie op Ghost is hier te vinden. Daarnaast is dit stuk een voorbeeld van hoe de voorgestelde aanpak eruit kan zien (minimal effort PDF export is ook beschikbaar).
Tinybird voor analytics
Om te weten waar onze leden en lezers op aanslaan, hebben we data nodig. Tinybird is een privacy-vriendelijke oplossing die out of the box integreert met Ghost. Geen cookies nodig, dus GDPR-compliant zonder toestemmingspop-ups. En belangrijk, geen onredelijke tracking van individueel gedrag. Wel inzicht in welke artikelen worden gelezen en welke nieuwsbrieven geopend. En de gratis tier is naar schatting voldoende voor ons initiële volume. Mochten we moeten verhogen naar een betaalde stap, dan kost dat 25 euro per maand.
Migratie naar Signal
Het voorstel om van WhatsApp naar Signal te migreren is uitgewerkt in een apart document: Signal-migratievoorstel. De kern: Signal is open-source, privacy respecterend, non-profit, biedt self-hosted automatisering, en is moreel consistent met onze waarden. De transitie gebeurt gefaseerd met een minimale adoptiedrempel van 60%.
3. De nieuwe huisstijl
Een technische vernieuwing zonder visuele vernieuwing is een gemiste kans. Daarom is parallel een nieuwe huisstijl ontwikkeld die doorwerkt in alle kanalen. Deze is hier te bekijken. Hieronder is een korte samenvatting gegeven.
Kleuren
We blijven grofweg bij de huidige kleuren maar zetten deze doelmatiger en georganiseerd in. Iedere kleur krijgt een duidelijke functie in de visuele indentiteit en wordt in samenhang met het design systeem gebruikt.
| Kleur | Hex | Toepassing |
|---|---|---|
| Primair (magenta) | #DD1768 | CTAs, links, accenten |
| Secundair (oranje) | #F16A2C | Hover-states, warmte |
| Tekst | #5F5F5F | Body copy |
| Tekst donker | #2D2D2D | Koppen |
| Achtergrond | #FAFAFA | Lichte secties |
| Achtergrond donker | #2D2D2D | Footer, dark sections |
Typografie
De huidige website gebruikt Lato voor koppen en body tekst, met Roboto Slab voor subkoppen. Dit voorstel introduceert een nieuwe typografische identiteit die beter past bij onze moderne, professionele uitstraling.
| Element | Font | Gewicht | Vervangt |
|---|---|---|---|
| Koppen | Fraunces | 700-900 (vet, groot, statement) | Lato (600) |
| Body | Poppins | 400 (clean, modern, leesbaar) | Lato (400) |
| Tags/labels | Fraunces | 600, uppercase | Roboto |
Waarom deze keuze?
Fraunces is een display-lettertype in de traditie van "wonky" fonts. Speels, warm en vol persoonlijkheid. Deze stijl ontstond begin twintigste eeuw als tegenwicht voor de strakke efficiency van traditionele drukletters en beleeft nu een revival. Met zijn uitgesproken en interessante vormen is Fraunces perfect voor oversized koppen die opvallen en karakter uitstralen. Het is open-source en beschikbaar via Coollabs Fonts (fonts.coollabs.io), een privacy-vriendelijk alternatief voor Google Fonts dat geen tracking gebruikt. Dit stelt ons het in staat zonder beperkingen, licentiekosten of privacy-concessies te gebruiken voor zowel online als geprinte publicaties.
Poppins is een strakke sans-serif die estetisch uitstekende leesbaarheid brengt. De cleane, moderne uitstraling past bij een netwerk van young professionals. Ook open-source via Coollabs Fonts.
Logo
Het huidige KEK-logo is verouderd en past niet meer bij de professionele, moderne uitstraling die we nastreven. We willen het logo vernieuwen met behoud van de bestaande merkidentiteit en kleuren.
Er is een conceptlogo uitgewerkt. Dit nieuwe logo is geïnspireerd op de warming stripes — de iconische visualisatie van de opwarming van de aarde. Dit sluit aan bij de missie van KEK als klimaat- en energienetwerk. De strepen worden uitgevoerd in onze primaire (magenta) en secundaire (oranje) kleur, wat zorgt voor een herkenbare maar vernieuwde visuele identiteit.
De naam "KEK" wordt weergegeven in het Fraunces-lettertype, consistent met de nieuwe typografische identiteit. Er zijn drie varianten ontwikkeld: een lichte variant voor gebruik op lichte achtergronden, een banner-variant met strepen als achtergrond en witte tekst, en een tekstversie waarbij de strepen door de letters heen zichtbaar zijn.
Bekijk het logo op volledige grootte
Beschikbare assets
De style guide is volledig gedocumenteerd op een losse pagina met alle componenten. In het vervolg breiden we deze pagina steeds verder uit.
Bekijk de style guide op volledige grootte
Er is een demo website met een werkende homepage preview van de nieuwe uitstraling.
Bekijk de demo op volledige grootte
4. Kostenvergelijking
Huidige situatie (per jaar)
| Component | Kosten |
|---|---|
| Procurios CRM | €2.000 - €3.000 |
| WordPress hosting | ~€500 |
| Diverse tools | variabel |
| Totaal | ~€3.000 - €3.500 |
Voorgestelde situatie (per jaar)
| Component | Kosten |
|---|---|
| VPS hosting (Hetzner) | ~€300 (€25/maand) |
| Mailgun (email) | ~€60 (grotendeels free tier) |
| Tinybird analytics | €0 (free tier) |
| Domeinregistraties | ~€50 |
| Beheer en onderhoud | €800 |
| Totaal | ~€1220 |
Jaarlijkse besparing: ~€2.000 - €2.500
De beperkte investering in tijd voor implementatie wordt financieel terugverdiend in minder dan één jaar aan lagere operationele kosten. Daarnaast krijgen we een moderne, samenhangende digitale aanwezigheid die past bij onze koepelorganisatie.
5. Implementatie
Wie doet wat?
Technische implementatie
Seth van Wieringen (sectorlead Energiesystemen) en Olivier Ozinga (sectorlead Industrie). Dit wordt pro bono gedaan vanuit betrokkenheid bij KEK.
Contentmigratie
Gezamenlijke inspanning van bestuursleden en sectorleads. De belangrijkste content (publicaties, over-ons, sectorpagina's) wordt gemigreerd; verouderde content wordt gearchiveerd of geschrapt.
Communicatie
Coördinatie door bestuur, uitvoering door sectorleads binnen hun teams.
Roadmap
Fase 1: Fundament
- Ghost-installatie en configuratie op Hetzner VPS
- Uitwerken en itereren nieuwe huisstijl met bijhorend thema voor de website
- Basisstructuur: homepage, over-ons, sectoren
- Members-setup voor ledenadministratie
- Nieuwsbrief-configuratie met Mailgun
Fase 2: Content & community
- Migratie kernpublicaties van WordPress (grotendeels automatisch)
- Import ledenbestand uit Procurios
- Discourse-forum installatie en configuratie
- Koppeling Ghost ↔ Discourse (SSO)
- Tinybird analytics activeren
Fase 3: Transitie
- Communicatie naar leden over de transitie, impact en tijdlijn
- Uitvoeren transitie, actieve begeleiding
- Oude systemen uitfaseren
Fase 4: Optimalisatie
- Decommissioning oude website en hosting
- Documentatie en overdracht
- Automatiseringen en integraties uitrollen
- PDF-generator ontwikkelen
Mijlpalen
- Ghost live met alle relevante content en publicaties
- Eerste nieuwsbrief via Ghost
- Discourse forum actief
- Procurios en oude clouddiensten opgezegd
- Nieuwe publicatiepijplijn inclusief PDF-generator operationeel
6. Risico's en mitigatie
Technische complexiteit
Risico
Self-hosting vereist onderhoud en kennis.
Mitigatie
Gedocumenteerde setup met reproduceerbare configuratie. Meerdere mensen met toegang en kennis. Hetzner is betrouwbare, Europese hosting partij. Fallback: Ghost(Pro) als managed alternatief (duurder maar mogelijk).
Kennisconcentratie
Risico
Te veel afhankelijkheid van kleine groep mensen.
Mitigatie
Volledige documentatie van alle systemen. Uitvoerders delen kennis van meet af aan. Overdrachtsmoment inplannen. Minimaal twee mensen met admin-toegang. Keuze voor gangbare, goed gedocumenteerde tools.
Content-migratie
Risico
Belangrijke content raakt kwijt of breekt.
Mitigatie
Volledige backup van WordPress vooraf. Ghost biedt automatische migratie tool. Selectieve migratie (niet alles hoeft mee). Oude site tijdelijk als archief beschikbaar houden.
7. Wat vragen wij?
Besluit
Wij vragen het bestuur om principiële goedkeuring voor de voorgestelde digitale transformatie, vrijgave van de stelpost van €500 voor eenmalige kosten, mandaat om de implementatie te starten conform de roadmap, en commitment van sectorleads om mee te werken aan contentmigratie en communicatietransitie.
Vervolgstappen bij goedkeuring
Afstemming over details tot midden januari. Start implementatie en voorbereiden transitie januari 2026. Eerste nieuwsbrief in februari. Eind maart uiterlijke afsluitingsdatum van oude systemen. April voor evaluatie, feedback ophalen en puntjes op de i. Maandelijkse voortgangsupdate aan bestuur.
8. Slotwoord
KEK is een netwerk dat voorop wil lopen in de transitie. Die ambitie verdient een digitale infrastructuur die daarbij past: modern, samenhangend, privacy-bewust en kostenefficiënt.
Met dit voorstel bouwen we niet alleen een nieuwe website of een nieuw communicatiekanaal. We bouwen een platform waarop KEK de komende jaren kan groeien: een plek waar kennis wordt gedeeld, waar publicaties impact maken, en waar de collectieve wijsheid van 1.200+ young professionals van ons blijft. In plaats van grondstof te worden voor de servers van Big Tech.
De technische basis is gelegd. De huisstijl staat. De demo draait. Nu is het aan ons als gemeenschap om de stap te zetten.